Компания «Инфаприм», ведущий российский производитель качественного питания для детей и взрослых, автоматизировала процесс коммерческого планирования. Проект реализован на базе отечественной платформы «Оптимакрос». Сегодня в системе работают около 100 специалистов. В качестве подрядчика выступила компания «АТОМС Консалтинг».

Продукция компании «Инфаприм» представлена на всей территории РФ более чем в 30 000 торговых точек, включая крупные федеральные сети и маркетплейсы. Успешно развивающаяся компания требовала более эффективных инструментов для оптимизации бизнес-процессов. Поэтому в текущем году было принято решение о переходе от Excel к системе автоматизации. В результате проведенного тендера был выбран программный продукт «Оптимакрос». Комментируя это решение, Борис Тибекин, финансовый директор «Инфаприм», отметил: «Предпочтение отечественной разработке было отдано по нескольким причинам. Во-первых, система демонстрирует гибкость в использовании: можно поэтапно автоматизировать различные бизнес-процессы, строить процесс интегрированного планирования компании из отдельных блоков, как конструктор. Во-вторых, возможность работы в одном интерфейсе исключает необходимость пересылки файлов с данными и их консолидации в ручном режиме, что повышает качество получаемой информации. В-третьих, мы получили эффективный инструмент для управления продажами и условиями работы с нашими партнерами».

Перед специалистами «АТОМС Консалтинг» была поставлена цель – автоматизировать процесс планирования коммерческих условий работы с сетями. В числе первоочередных задач – расчет плановой эффективности работы с торговыми организациями, фактических выплат и начислений, взаиморасчеты с дистрибьюторами и формирование ряда аналитических отчетов для сотрудников и топ-менеджеров компании.

Плановая эффективность рассчитывается, исходя из показателей по выручке, себестоимости и затратам. Пользователи могут внести всего несколько параметров, таких как продажи и условия взаимодействия с сетью. Система, в свою очередь, в режиме реального времени автоматически рассчитает плановую выручку, себестоимость, затраты и, соответственно, эффект от взаимодействия с данным контрагентом.

Фактические выплаты и начисления сетям и дистрибьюторам рассчитываются на основе данных об отгрузках. Для их получения настроен процесс автоматической интеграции в «Оптимакрос» данных из других учетных систем.
По мнению Бориса Тибекина, «в компании налажен прозрачный процесс учета, отчетности и анализа скидок и условий работы с нашими контрагентами. Мы оперативно формируем корректные данные по итогам квартала, месяца и т.д. Используя «Оптимакрос», период закрытия квартала и подведения итогов по всем контрагентам мы сократили до 30 дней. В планах – ограничить этот срок несколькими днями».

Также в периметр проекта вошел процесс планирования промо-активностей. Планирование осуществляется по следующим параметрам: данные о продуктах, участвующих в акции, скидки на них, цена отгрузки и даты проведения акции. Фактические данные по отгрузкам поступают автоматически. На основе этой информации из всего перечня отгрузок система идентифицирует только те, которые относятся к акциям. Это позволяет быстро и точно оценить эффективность промо-активности. Дополнительно система рассчитывает ROI по каждой акции.

Как считает Борис Тибекин, «наши промо-акции стали более результативными за счет моделирования в системе глубины скидок и ожидаемого эффекта от них, получения статистики прироста по активностям и прогнозирования будущих потоков».

Удобство анализа обеспечивает ряд отчетов. В частности, отчет по фактическим скидкам и начислениям предлагает детализацию по 15 статьям во всех возможных аналитиках – сеть, продукт, дистрибьютор. Пользователь может «провалиться» до конкретной накладной или отгрузки, что позволяет быстро находить ошибки и исправлять их.

Финансистам «Инфаприм» важен отчет по анализу договоров с дистрибьюторами. Он позволяет ориентироваться в том, какое сальдо у компании с каждым партнером.

«Фишкой» проекта, по словам Андрея Гвоськова, генерального директора «АТОМС Консалтинг», стал «гибкий подход к реализации. Нам приходилось по ходу их оптимизировать и строить модель «to be» совместно с заказчиком. Это было непросто, но позволило в короткие сроки получить максимальный эффект от внедрения».

Заказчик планирует развитие системы. Поскольку 40% продукции «Инфаприм» отправляет на экспорт, в ближайшей перспективе – внедрение отдельного модуля коммерческого планирования для экспортного подразделения, трейд-маркетинговые условия и условия работы с клиентами. После этого заказчик перейдет к основной части процесса бюджетирования – автоматизации планирования и моделирования продаж в целом.

«Мы автоматизировали очень затратный блок деятельности компании, - комментирует итоги проекта Максим Селезнев, партнер «АТОМС Консалтинг». – Автоматизация позволила повысить прозрачность процесса и сократить ручной труд. Хочу подчеркнуть, что отечественная разработка прекрасно справляется с решением нетипичных для нее задач. Уверен, что дальнейшее развитие проекта подтвердит репутацию «Оптимакроса», как надежного, эффективного и достаточно простого в использовании программного обеспечения».